Менеджер по закупкам отправляет поставщику список из переписки: «болт М10, 20 коробок; гайка, как в прошлый раз». Поставщик уточняет артикулы, фасовку, адрес и дату. После нескольких сообщений обе стороны получают новый риск: каждая понимает состав партии по-своему.
Заявка на поставку фиксирует одну партию в рамках работы с поставщиком: какие товары нужны, в каком количестве, по какой цене, куда и к какому сроку их привезти. Скачайте шаблон Excel ниже, заполните реквизиты и товарные строки, затем получите подтверждение поставщика по правилам вашего договора.
Скачать шаблон заявки на поставку товара в Excel
В файле два листа: пустой бланк и заполненный учебный пример. Суммы без НДС, НДС и итог рассчитываются по каждой строке и по всей заявке.
Когда используют заявку на поставку
Заявка нужна, когда покупатель заказывает очередную партию у поставщика и хочет зафиксировать состав отгрузки. Она помогает отделить постоянные условия сотрудничества от параметров конкретного заказа.
В договоре обычно закрепляют порядок работы сторон: как передавать заявки, за какой срок до поставки, кто может их подписывать и как поставщик подтверждает заказ. В заявке указывают переменные данные партии:
- номер и дату заявки;
- ссылку на договор;
- покупателя и поставщика;
- товары, артикулы, единицы и количество;
- цену и НДС, если стороны фиксируют их в заявке;
- дату и адрес поставки;
- контакт ответственного сотрудника;
- особые условия по отдельным позициям.
В опубликованной форме заявки к типовому контракту на поставку продуктов питания также есть наименование товара, единица измерения, количество, цена, стоимость и адрес поставки. Это полезный ориентир состава полей, но не универсальная форма для любой сделки. Условия коммерческой закупки определяют договор и договорённости сторон.
Заявка не заменяет договор, спецификацию, счёт, УПД или товарную накладную. Для закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ используйте формы и порядок из конкретного контракта после юридической проверки.
Какие поля есть в шаблоне
Реквизиты партии
В верхней части файла заполните покупателя, поставщика, номер договора и номер заявки. Справа укажите дату поставки, адрес, условия оплаты и контакт сотрудника, который сможет ответить на вопросы.
Пишите номер договора так, чтобы поставщик мог найти его без переписки: Договор поставки № 18 от 01.10.2026. Для заявки используйте собственную последовательную нумерацию: она упростит поиск подтверждения и сверку документов.
Товарные строки
Одна строка соответствует одной позиции в одной единице продажи. В шаблоне есть поля:
| Поле |
Что указать |
Что проверить |
| Артикул |
Код товара из каталога или прайса поставщика |
Артикул относится к нужной фасовке |
| Наименование |
Название, достаточное для однозначного выбора |
Размер, модель и важная характеристика не потерялись |
| Единица |
Штука, упаковка, комплект, килограмм, метр или литр |
Цена указана за ту же единицу |
| Количество |
Нужное число единиц |
Учтена кратность упаковки |
| Цена без НДС |
Согласованная цена за единицу |
Цена ещё действует на дату заказа |
| Ставка НДС |
Ставка поставщика для позиции |
Ставку подтвердили поставщик или бухгалтер |
| Комментарий |
Уточнение только для этой строки |
Условие нельзя спутать с общими условиями заявки |
Файл предлагает ставки, которые применяются в России в 2026 году: 0%, 5%, 7%, 10% и 22%, а также вариант «Без НДС». ФНС указывает, что основная ставка с 1 января 2026 года составляет 22%, а специальные ставки 5% и 7% применяют отдельные плательщики УСН. Не выбирайте ставку по шаблону: перенесите её из документов и подтверждения поставщика.
Как заполнить заявку
1. Найдите товары по артикулам
Возьмите актуальный каталог или прайс поставщика. Переносите артикул вместе с названием: код снижает риск ошибки между похожими моделями, а название позволяет человеку проверить строку.
Не заказывайте товар только по сокращению из своей учётной системы, если поставщик такого обозначения не знает. Добавьте его в комментарий, а в колонке «Артикул» оставьте код поставщика.
2. Сверьте единицу и упаковку
Поставщик может показывать цену за штуку, а отгружать коробками по 24 штуки. В таком случае уточните, что означает количество: число штук или число коробок. Если одна и та же позиция продаётся в разных фасовках, заведите отдельные строки.
Фраза «10 упаковок» без размера упаковки создаёт спор уже после выставления счёта. Запишите кратность в наименовании или комментарии: упаковка 36 рулонов.
3. Проверьте цену и налог
Введите цену без НДС и выберите ставку. Таблица рассчитает сумму без НДС, налог и сумму с НДС. Если поставщик прислал цену с налогом, не переносите её в колонку «Цена без НДС» без пересчёта.
Итог файла помогает сверить заявку, но не подтверждает цену поставщика. До оплаты сравните таблицу со счётом или подтверждением заказа.
4. Укажите дату и место поставки
Формулировка «как можно быстрее» не задаёт срок. Напишите конкретную дату или период, который допускает договор: до 16.10.2026 или с 16 по 18 октября 2026 года.
Для адреса добавьте детали приёмки, если они влияют на доставку: номер склада, въезд, время работы и контакт получателя. Длинные инструкции можно приложить отдельно, а в заявке сослаться на приложение.
5. Получите подтверждение поставщика
Отправка файла сама по себе не доказывает, что поставщик согласовал наличие, цену и срок. Проверьте договор: в нём должен быть понятен канал отправки, срок ответа и момент согласования заявки.
Попросите поставщика подтвердить как минимум:
- принятые товарные строки и количество;
- цену и налог;
- наличие или допустимую замену;
- дату и адрес поставки;
- номер счёта или заказа в системе поставщика.
Сохраните исходную заявку и ответ в одной папке или карточке закупки. Если стороны изменили состав партии, присвойте новой версии понятное обозначение и не оставляйте две действующие таблицы с одним номером.
Заполненный пример
На листе «Пример» покупатель заказывает упаковочные материалы: гофрокороба, стретч-плёнку и клейкую ленту. Все компании, реквизиты, контакты, товары и цены вымышлены.
Пример показывает три полезных уточнения:
- У каждого товара есть артикул поставщика.
- Единица совпадает с ценой: штука или упаковка.
- Комментарий относится к конкретной позиции, а дата и адрес вынесены в реквизиты всей партии.
Замените учебные строки своими данными. Формулы находятся в колонках суммы и в итоговой строке; поля для ввода отмечены светло-жёлтым.
Проверка перед отправкой
- Указаны номер заявки, дата и договор.
- Покупатель и поставщик названы без сокращений, которые создают путаницу.
- Каждый артикул найден в актуальном каталоге или прайсе поставщика.
- Единица, фасовка и количество согласуются между собой.
- Цена относится к выбранной единице и сроку действия прайса.
- Ставку НДС подтвердил поставщик или бухгалтер.
- Указаны дата, адрес и контакт для приёмки.
- В договоре проверены канал, срок и способ подтверждения заявки.
- Поставщик подтвердил состав партии до оплаты или отгрузки.
Как Price ON помогает поставщику принимать заявки
Шаблон выше предназначен для закупщика, который отправляет поставщику заказ по договору. Price ON решает задачу с другой стороны: поставщик загружает прайс в каталог, а покупатель видит артикулы, названия, цены, единицы и наличие, выбирает позиции и отправляет заявку.
В текущей версии Price ON заявка из каталога содержит выбранные товары, артикулы, количество и сумму. Поставщик получает её в кабинете и уведомлении, затем подтверждает наличие, цену и условия. Сервис не создаёт юридически значимую заявку к договору и не заменяет закупочные документы.
Если клиентам приходится переписывать товары из PDF или уточнять артикулы в сообщениях, создайте каталог из Excel-прайса. Покупатель сформирует первичную заявку по вашему ассортименту, а договорные условия вы подтвердите отдельно.
Частые вопросы
Заявка и спецификация: одно и то же?
Название документа не определяет его роль без договора. На практике заявкой часто оформляют конкретную партию по ранее согласованным правилам, а спецификацией фиксируют ассортимент и условия как приложение, которое подписывают стороны. Проверьте определения и порядок согласования в своём договоре.
Можно убрать цену из заявки?
Да, если договор допускает заказ по действующему прайсу и стороны подтверждают стоимость отдельно. Тогда оставьте артикул, наименование, единицу и количество, а цену зафиксируйте в счёте или подтверждении. Удалите ненужные ценовые колонки из рабочей копии, чтобы пустые поля не выглядели как согласованный ноль.
Подходит ли файл для внутренней заявки на закупку?
Его можно использовать как основу, но внутренняя заявка обычно требует центра затрат, бюджета, инициатора и согласующих. Эти поля намеренно не включены: шаблон предназначен для передачи конкретной партии внешнему поставщику.
Нужно ли ставить печать?
Не ориентируйтесь на универсальный ответ из шаблона. Способ подписания и подтверждения зависит от договора, полномочий сотрудников и принятого электронного документооборота. Закрепите этот порядок один раз и применяйте его ко всем заявкам по договору.
