Клиент просит прайс, и менеджер отправляет файл из своей папки. Через несколько минут начинаются уточнения: какая цена актуальна, товар продаётся поштучно или упаковкой, что сейчас есть в наличии. Если у сотрудников хранятся разные версии таблицы, одному покупателю можно случайно назвать старую цену, а другому отправить ассортимент без нужных характеристик.
В результате менеджер снова объясняет товары в переписке, а клиенту сложнее сравнить позиции и выбрать нужную. Ошибка в единице продажи меняет смысл цены: 380 ₽ за упаковку можно принять за 380 ₽ за штуку.
Часть этих вопросов снимает аккуратно собранный прайс. Скачайте шаблон, замените примеры своим ассортиментом и укажите цену за выбранную единицу продажи: штуку, метр или упаковку. По инструкции вы подготовите файл с понятными названиями товаров, ценами и условиями заказа. Примеры подойдут магазину, поставщику и производителю.
Скачать шаблон прайс-листа Excel
Формат XLSX, без регистрации. Внутри один лист Products и три учебные позиции с заполненными полями. Фото нужно добавить свои: ссылки на example.com служат примерами адресов.
Скачать заполненный образец прайса для покупателей. В нём 25 учебных товаров с русскими названиями колонок. Его можно использовать как пример оформления клиентского файла.
Что есть в шаблоне
Мы заполнили несколько строк, чтобы показать структуру товарного прайса. Цены учебные, использовать их для своих продаж не нужно.
| Артикул | Товар | Цена | Единица | Наличие |
|---|---|---|---|---|
| RT-50 | Втулка резиновая 50×30 | 120 | шт | В наличии |
| FIT-12 | Фитинг латунный 1/2" | 85 | шт | Под заказ |
| BLT-8 | Болт М8×40 | 4 | шт | В наличии |
В шаблоне основные колонки названы по-английски. Ниже расшифровали их значение. В копии для покупателя можно заменить заголовки русскими названиями из таблицы.
| Колонка | Что записать | Пример |
|---|---|---|
sku |
Артикул товара | RT-50 |
name |
Название с размером или другой важной характеристикой | Втулка резиновая 50×30 |
price |
Цену числом | 120 |
category |
Группу товаров | Резинотехника |
unit |
Единицу, за которую указана цена | шт |
stock |
Статус наличия | В наличии |
description |
Полезное покупателю описание | Износостойкая втулка |
image_url |
Ссылку на фото товара | Ваш адрес изображения |
Справа в шаблоне есть характеристики: «Диаметр», «Материал», «Резьба», «Класс прочности». Оставьте нужные, остальные удалите или замените характеристиками своего ассортимента. Например, для текстиля пригодятся состав и размер, для стройматериалов толщина и фасовка.
Как заполнить прайс-лист в Excel
1. Сохраните рабочую копию
Откройте шаблон и сохраните его под своим именем, например price-magazin-2026-09-16.xlsx. На листе Products оставьте первую строку с заголовками. Замените три примера своими товарами, новые позиции добавляйте ниже.
В строке размещайте один товар. Для разных размеров, цветов и фасовок, которые покупатель заказывает по отдельности, заведите отдельные строки и артикулы.
Контакты и условия заказа добавьте при подготовке клиентской копии. Сначала заполните сам список товаров.
2. Проверьте артикулы и названия
По артикулу покупатель должен однозначно указать нужную позицию. Не присваивайте один код двум разным товарам. При изменении цены сохраняйте прежний артикул товара.
Для артикула 00125 задайте ячейке текстовый формат до ввода или вставки. Иначе Excel может убрать нули в начале. Если они уже исчезли, смены формата недостаточно: восстановите код из исходного списка. Этот порядок описан в справке Microsoft.
В названии указывайте признаки, по которым покупатель выбирает товар. «Футболка» оставляет вопросы о размере и цвете. «Футболка хлопковая, белая, размер M» помогает найти нужную позицию без переписки.
3. Согласуйте цену и единицу продажи
В price вводите число, например 1500. Валютный знак и пояснение «за упаковку» не добавляйте к самому значению. Единицу запишите в unit, состав упаковки укажите в названии или описании.
В заполненном образце есть позиции с разными единицами продажи:
| Артикул | Товар | Цена в образце | За что платит покупатель |
|---|---|---|---|
| 1019 | Болт М10х60 DIN 933 (50шт) | 380 ₽ | За упаковку из 50 штук |
| 1020 | Гайка М10 DIN 934 (100шт) | 290 ₽ | За упаковку из 100 штук |
| 1001 | Втулка резиновая 50х30 | 150 ₽ | За одну штуку |
Это демонстрационные данные, проверенные 16 сентября 2026 года.
Для болта цена одной штуки в пересчёте составляет 7,60 ₽: 380 ÷ 50. Но покупатель заказывает упаковку, поэтому в прайсе стоят 380 и уп. Если написать 7,60 и оставить уп, вы покажете цену всей упаковки в 50 раз ниже задуманной.
Магазину, который продаёт и поштучно, и упаковками, стоит разделить такие предложения на позиции с разными артикулами. Производителю важно указать, к какому варианту изделия относится цена. При оптовых условиях дополните клиентский прайс минимальной партией и пояснением, для какого объёма действует предложение.
4. Укажите наличие и характеристики
Покупателю нужно понимать, может ли он получить товар сейчас. В шаблоне есть примеры «В наличии» и «Под заказ». Проверьте статус каждой позиции перед отправкой файла.
В характеристиках указывайте сведения, которые помогают выбрать товар: размер, материал, резьбу, состав. Используйте один способ записи для похожих позиций. Если в одной строке указан диаметр в миллиметрах, в соседней не оставляйте число без единицы.
5. Добавьте фото или очистите ссылки-примеры
В image_url находятся учебные адреса на example.com. Замените их ссылками на свои изображения. Если фото пока нет, очистите эти ячейки.
Для прямой ссылки проверьте, что она открывает само изображение. Доступ к фото не должен требовать входа в ваш личный аккаунт. Ссылка, которая работает у вас после авторизации, может оказаться недоступной другим.
Как подготовить прайс для отправки покупателю
Сохраните копию заполненной таблицы для покупателя. Назовите колонки по-русски: «Артикул», «Наименование», «Цена», «Ед. изм.», «Наличие».
В начале клиентской копии укажите компанию, дату актуальности цен и контакт для заказа. Рядом с ценами поясните валюту, единицу продажи и применимые условия. Если у вас разные цены для розницы и опта, назовите файл так, чтобы получатель понимал, какое предложение ему отправили.
Для большого ассортимента выделите всю таблицу и включите фильтр через меню «Данные». Так вы сможете отобрать товары по категории. Закрепите строку заголовков и проверьте ширину колонок: покупатель должен видеть размер, фасовку и цену без обрезанных значений.
Удалите из клиентской копии закупочные цены, маржу, контакты поставщиков и внутренние заметки. Скрытые колонки тоже остаются в файле, поэтому их нужно удалить.
Сохраните версию для покупателя под отдельным именем. Исходный шаблон сохраните отдельно, чтобы при необходимости вернуться к его структуре.
Что проверить перед отправкой
- Вы удалили учебные товары и заменили цены на свои.
- У разных позиций разные артикулы; нули в начале кодов сохранились.
- Цена соответствует единице продажи. Количество штук в упаковке понятно из названия или описания.
- Наличие соответствует текущему состоянию ассортимента.
- В клиентской копии есть дата, контакт и условия заказа.
- В файле нет внутренних данных, включая скрытые листы и колонки.
- Фото открываются по ссылкам, а учебные адреса удалены.
После сохранения откройте файл ещё раз. Выберите одну позицию и попробуйте составить заказ: какой артикул назвать, сколько товара вы получите и сколько заплатите. Неясности, которые обнаружите на этом шаге, заметит и покупатель.
Если покупателям удобнее смотреть товары по ссылке
При частых изменениях цен приходится рассылать новые файлы, а покупатель может открыть старую версию из переписки. Для такого сценария можно создать каталог товаров из Excel и отправлять ссылку на него. Обновлять данные в каталоге тоже нужно, зато адрес для покупателя остаётся прежним.
В Price ON мы создаём такие каталоги из товарных таблиц. Посмотреть результат можно на тех же позициях, которые вы видели в заполненном образце.
Для сравнения откройте прайс демо в Excel и сам каталог. Найдите артикул 1019: в обоих вариантах это упаковка болтов М10х60 из 50 штук с ценой 380 ₽ на дату проверки.
В каталоге покупатель может искать товары и выбирать категории, затем добавлять позиции в заявку. По ссылке на каталог ему не нужно скачивать Excel, чтобы посмотреть ассортимент.
Если решите загрузить свои товары в Price ON, возьмите шаблон из начала статьи: сохраните английские заголовки sku, name, price и разместите товарную таблицу на первом листе. Клиентский образец с русскими заголовками потребует подготовки к импорту. Удалите служебные данные: дополнительные колонки могут попасть в характеристики товара на сайте.
Создать каталог из своего прайса
Ссылка откроет бот Price ON в Telegram. Для начала подготовьте свой файл с товарами. Если сейчас нужен только прайс для отправки клиенту, скачайте шаблон и сохраните клиентскую копию по инструкции выше.
Ещё несколько вопросов о шаблоне
Можно ли использовать файл для розничного магазина?
Да. Замените учебные позиции ассортиментом магазина, укажите розничную цену и единицу продажи. Производитель и оптовая компания заполняют ту же структуру своими товарами и условиями.
Можно ли убрать фотографии?
Да, оставьте image_url пустой. Для товаров, которые покупатель выбирает по внешнему виду, добавьте фото перед публикацией каталога.
Как сохранить прайс в PDF?
Используйте сохранение или экспорт в PDF в вашей версии Excel. Проверьте предварительный просмотр: широкую таблицу программа может разбить так, что название окажется на одной странице, а цена на другой. Для печатной версии оставьте нужные покупателю колонки и проверьте результат в готовом PDF.
Нужно ли менять файл, когда изменилась цена?
Да. Исправьте цену в рабочей таблице и подготовьте новую клиентскую копию с датой. Ранее отправленные Excel-файлы у покупателей сохранят старые значения. Если публикуете ассортимент через Price ON, после обновления данных проверьте новую цену в каталоге, прежде чем отправлять ссылку клиентам.