У поставщика один прайс живёт сразу в нескольких местах. Менеджер меняет цену в Excel, дизайнер правит PDF, а на сайте остаётся старая карточка. Клиент получает файл недельной давности и уточняет наличие в переписке.
Выбирать программу для прайс-листа стоит по результату, который нужен покупателю. Для расчётов подойдёт таблица. Для печати и презентации небольшой коллекции нужен PDF. Учётная система хранит цены и остатки. Онлайн-каталог помогает клиенту найти товар и отправить заявку. Одна программа редко выполняет все четыре задачи одинаково хорошо.
Ниже сравним варианты по единым критериям и составим короткий тест на реальном прайсе.
Короткий ответ: какая программа вам нужна
| Задача |
Подходящий инструмент |
| Рассчитать цены, наценку и быстро изменить строки |
Excel или облачная таблица |
| Сделать оформленный прайс для печати и отправки |
Графический редактор с выгрузкой в PDF |
| Хранить закупочные цены, остатки и операции |
Учётная система |
| Дать клиенту поиск, карточки товаров и заявку по ссылке |
Онлайн-каталог |
Сначала определите действие клиента. Если закупщик должен скачать данные и перенести позиции в свою систему, оставьте таблицу. Если он выбирает несколько товаров с телефона, удобнее ссылка на каталог. Если покупателю нужна самостоятельная оплата и расчёт доставки, потребуется интернет-магазин, а не обычный прайс-лист.
По каким критериям сравнивать программы
Возьмите обычное обновление: изменились цены, добавились 20 товаров, пять позиций закончились. Проверьте, сколько действий потребуется в каждом варианте.
Оцените семь критериев:
- Где хранится исходная цена и кто имеет право её менять.
- Можно ли обновить весь прайс из файла, а не открывать каждую карточку.
- Удобно ли клиенту искать товар по названию, артикулу и категории.
- Как прайс выглядит на телефоне.
- Останется ли у клиента устаревшая копия после обновления.
- Может ли покупатель собрать несколько позиций в одну заявку.
- Нужны ли оплата, доставка, складской учёт и закрывающие документы.
Последний пункт часто меняет выбор. Прайс показывает предложение, но не обязан вести склад или оформлять оплату. Если эти процессы нужны, добавьте специализированную систему и заранее решите, откуда остальные каналы получают актуальные данные.
Вариант 1. Excel или облачная таблица
Таблица подходит компаниям, которые работают с артикулами, упаковками, оптовыми ценами и большими списками. Менеджер может фильтровать строки, применять формулы и готовить отдельную подборку для клиента.
Минимальный клиентский прайс обычно содержит:
- артикул;
- название;
- категорию;
- цену;
- единицу продажи или упаковку;
- статус наличия;
- ссылку на фотографию или карточку товара.
Не отправляйте клиенту рабочий файл с закупочными ценами, маржой, внутренними комментариями и контактами других покупателей. Сделайте отдельную клиентскую вкладку или выгрузку.
Плюсы:
- удобно массово менять строки;
- доступны формулы и фильтры;
- закупщик может копировать позиции в свой заказ;
- файл легко использовать как источник для других систем.
Ограничения:
- широкую таблицу трудно смотреть с телефона;
- фотографии увеличивают файл и мешают просмотру;
- клиент может сохранить старую версию;
- выбор товара и отправка заявки происходят отдельно.
Если выбираете этот способ, начните с шаблона прайс-листа в Excel. Он помогает проверить колонки и подготовить клиентскую версию без внутренних данных.
Вариант 2. Редактор прайс-листа и PDF
Графический редактор нужен, когда важны вёрстка, печать и фирменная подача. Например, Canva предлагает шаблоны прайс-листов и выгрузку результата в PDF, PNG или JPG. Такой формат подходит для сезонной коллекции, выставки или небольшого меню товаров.
Плюсы:
- предсказуемый вид на экране и при печати;
- можно расставить акценты и добавить фотографии;
- файл удобно приложить к письму или коммерческому предложению.
Ограничения:
- изменение цен требует новой выгрузки;
- у клиентов остаются старые файлы;
- большой ассортимент приходится верстать и проверять;
- поиск, фильтры и сбор заявки ограничены возможностями PDF.
Укажите дату действия цен и ссылку на актуальную версию. Если прайс меняется каждую неделю, красивый PDF можно оставить для презентации, а текущие цены показывать в таблице или каталоге.
Вариант 3. Учётная система
Учётная система хранит номенклатуру, закупочные и продажные цены, остатки и операции. Она нужна сотрудникам, которые оформляют поступления, списания и отгрузки. Прайс в этом случае становится одной из выгрузок.
Плюсы:
- цены и остатки связаны с рабочими операциями;
- можно разделять права сотрудников;
- легче контролировать единый источник данных;
- доступны выгрузки для других каналов, если система их поддерживает.
Ограничения:
- интерфейс рассчитан на сотрудников, а не покупателей;
- клиентский вид часто требует отдельной настройки или экспорта;
- внедрение затрагивает склад, документы и процессы компании;
- конкретные форматы обмена зависят от выбранной системы.
Не выбирайте учётную систему только ради красивого файла. Сначала проверьте, нужна ли вам работа с остатками и документами. Если учёт уже ведётся, используйте его как источник, а клиентский прайс публикуйте в подходящем канале.
Вариант 4. Онлайн-каталог из прайса
Онлайн-каталог подходит компании, которой нужно показать большой ассортимент по одной ссылке. Покупатель открывает страницы товаров, использует поиск и категории, затем отправляет выбранные позиции продавцу.
Плюсы:
- после обновления ссылка остаётся прежней;
- каталог удобнее таблицы на телефоне;
- фотографии, характеристики и цены находятся в карточках;
- клиент может собрать позиции в одну заявку.
Ограничения:
- исходный прайс нужно привести к стабильной структуре;
- качество каталога зависит от названий, категорий и фотографий;
- онлайн-каталог не заменяет складской учёт;
- оплату и доставку нужно проверять отдельно, если они обязательны для продажи.
Price ON относится к этому варианту. Сервис принимает Excel-прайс и создаёт каталог с поиском, актуальными ценами и заявкой. Менеджер подтверждает наличие, условия оплаты и доставки после обращения клиента. Если нужен самостоятельный заказ без участия менеджера, сравните сайт-каталог и интернет-магазин.
Сравнение четырёх вариантов
| Критерий |
Таблица |
PDF |
Учётная система |
Онлайн-каталог |
| Массовое изменение строк |
Да |
Через повторную вёрстку или импорт |
Да |
Зависит от импорта |
| Удобство на телефоне |
Среднее или низкое |
Зависит от макета |
Не для клиента |
Высокое при адаптивной странице |
| Поиск по ассортименту |
Фильтры и поиск таблицы |
Базовый поиск по тексту |
Для сотрудника |
Поиск для покупателя |
| Фотографии и карточки |
Возможны, но перегружают файл |
Подходят для небольшой подборки |
Зависят от системы |
Отдельная карточка товара |
| Актуальная версия по одной ссылке |
В облачной таблице |
Только после замены файла |
Внутри системы |
Да |
| Заявка по нескольким товарам |
Отдельным сообщением |
Отдельным сообщением |
Обычно внутренний документ |
Встроенный сценарий каталога |
| Склад и документы |
Нет |
Нет |
Да |
Нет |
Таблица и учётная система могут оставаться источником данных, а PDF и каталог работать как клиентские представления. Необязательно переносить весь процесс в один сервис.
Как проверить программу до переноса всего прайса
Соберите тест из 20–30 товаров. Включите позиции с разными категориями, длинными названиями, упаковками, фотографиями и временным отсутствием.
Пройдите сценарий целиком:
- Загрузите или внесите товары.
- Измените пять цен и добавьте одну позицию.
- Скройте товар, которого нет в продаже.
- Откройте результат на телефоне без входа в рабочий аккаунт.
- Найдите товар по названию и артикулу.
- Отправьте ссылку коллеге и попросите собрать заявку.
- Зафиксируйте действия, которые придётся повторять при каждом обновлении.
Не оценивайте программу только по первому красивому экрану. Через месяц основную работу создают обновления, исправления и контроль старых версий.
Как не получить четыре разных прайса
Назначьте один источник цены. Это может быть учётная система или рабочая таблица. Остальные форматы должны получать данные из него по понятному процессу.
Зафиксируйте:
- кто меняет исходные цены;
- кто проверяет выгрузку перед отправкой;
- как обозначается отсутствие товара;
- где хранится дата последнего обновления;
- какие внутренние колонки нельзя показывать клиенту;
- что происходит со старым PDF или ссылкой после обновления.
Если менеджеры ведут отдельные копии, новая программа не устранит расхождения. Сначала договоритесь об источнике и ответственности, затем автоматизируйте публикацию.
Когда подойдёт Price ON
Price ON имеет смысл тестировать, если исходный ассортимент уже хранится в Excel, а клиенту нужны поиск, карточки товаров и заявка по одной ссылке. Для расчётов оставьте рабочую таблицу. Для складского учёта используйте действующую систему. Price ON становится клиентским слоем между прайсом и обращением к менеджеру.
Пробный период длится 14 дней. Загрузите 20–30 товаров, проверьте каталог с телефона и попросите сотрудника пройти путь клиента. Если покупателю проще найти позицию и отправить состав заявки, можно переносить остальной ассортимент.
Создать тестовый каталог из Excel или сначала посмотреть пять способов сделать электронный каталог товаров.
