Как принимать заявки на товары в Telegram и не переспрашивать артикулы

Покупатель пишет в Telegram: «Нужны такие же болты, как брали в прошлый раз. Штук 10». Менеджер уточняет размер, фасовку и артикул, отправляет фотографии, ждёт ответа. Через несколько сообщений выясняется, что клиент имел в виду другую позицию, а цена указана за упаковку, а не за штуку.

Такая переписка отнимает время у обеих сторон и увеличивает риск ошибки. Особенно когда в ассортименте сотни похожих товаров: крепёж разного размера, несколько оттенков ткани, расходники для разных моделей или одинаковые изделия в разных упаковках.

Сократить уточнения можно без разработки полноценного магазина в Telegram. Дайте покупателю каталог, в котором он сам найдёт товар, увидит цену и артикул, а затем отправит вам подготовленное сообщение или заявку с несколькими позициями.

Ниже разберём оба сценария, покажем пример сообщения и составим короткий регламент для менеджера.

Сначала выберите, какую заявку должен отправлять покупатель

Фраза «принимать заказы в Telegram» может означать разные процессы. До выбора инструмента определите, что должно произойти после нажатия кнопки.

Сценарий	Что делает покупатель	Что получает продавец
Вопрос по одному товару	Открывает карточку, нажимает кнопку Telegram и отправляет подготовленное сообщение	Название и артикул товара в личном чате
Заявка на несколько позиций	Добавляет товары, указывает количество и контакт, отправляет форму	Состав заявки, количества и контакт покупателя
Самостоятельная покупка	Выбирает доставку, оплачивает заказ и получает подтверждение	Оформленный и оплаченный заказ

Первые два сценария подходят, если менеджер всё равно подтверждает наличие, срок, скидку или доставку. Для третьего нужен интернет-магазин или Telegram-магазин с оплатой, доставкой и учётом заказов. Один переход в чат эти функции не заменяет.

Что подготовить до запуска заявок

Начните с пяти вещей.

1. Понятный ассортимент. У каждого товара должны быть название, артикул, цена и единица продажи. Для похожих позиций добавьте характеристики, по которым их различает покупатель.
2. Актуальное наличие. Если остатки меняются быстро, укажите «уточняйте» или дату обновления. Не создавайте впечатление гарантированного наличия, если менеджеру ещё предстоит его проверить.
3. Рабочий контакт. Заявки должны попадать сотруднику, который читает Telegram в рабочее время и знает, что делать дальше.
4. Порядок ответа. Решите, кто подтверждает наличие, рассчитывает доставку, выставляет счёт и передаёт заказ на сборку.
5. Тестовая позиция. Выберите товар, по которому легко проверить название, цену, артикул и фасовку.

Если исходный прайс сложно читать даже сотруднику, сначала приведите его в порядок. В статье «Прайс-лист в Excel, который удобно отправить клиенту» есть готовый шаблон и правила заполнения. Затем из этой таблицы можно создать каталог товаров по одной ссылке.

Как выглядит заявка на один товар

Допустим, покупателю нужна упаковка болтов М10×60. Вместо сообщения «Сколько стоят болты?» он открывает карточку товара и нажимает «Заказать в Telegram».

Ссылка открывает чат продавца с подготовленным текстом:

Здравствуйте! Хочу заказать: Болт М10×60 DIN 933 (50 шт.) (арт. 1019)

Покупателю остаётся проверить сообщение, дописать нужное количество и нажать «Отправить». До этого момента продавец ничего не получил. Это важно учитывать при проверке: открытый чат или сформированный текст ещё не равен отправленной заявке.

Хорошая карточка снимает вопросы до перехода в Telegram. Покупатель должен видеть:

• точное название товара;
• артикул;
• цену и единицу продажи;
• фасовку;
• наличие или понятное условие его подтверждения;
• фотографию и важные характеристики, если по ним выбирают позицию.

Для товара из примера недостаточно написать «380 ₽». Нужно показать, что 380 ₽ стоит упаковка из 50 штук. Иначе уточнения просто переедут из каталога в чат.

Как принять заявку на несколько товаров

Когда покупатель собирает заказ из нескольких позиций, отдельное сообщение по каждой карточке неудобно. Нужна общая заявка.

Рабочий путь выглядит так:

1. Покупатель находит товары по названию, артикулу или категории.
2. Добавляет позиции в заявку.
3. Указывает количество для каждой позиции.
4. Оставляет имя, телефон, Telegram или email и при необходимости комментарий.
5. Даёт согласие на обработку персональных данных и отправляет заявку.
6. Получает номер заявки и подтверждение, что менеджер свяжется с ним.

В Price ON такая заявка сохраняет товары, цены на момент отправки, количество, контакт и комментарий покупателя. Продавец видит её в личном кабинете и получает уведомление по настроенным каналам. Если Telegram-аккаунт продавца связан с сервисом, уведомление приходит и туда.

После отправки покупатель также может открыть прямой чат в Telegram, WhatsApp или MAX. В подготовленном сообщении будет номер заявки, по которому менеджер найдёт её полный состав.

Этот вариант удобнее для большого заказа: мессенджер остаётся каналом общения, а перечень товаров не приходится собирать из нескольких сообщений.

Что должно быть в сообщении продавцу

Минимальный состав сообщения по одному товару:

• название;
• артикул;
• нужное количество;
• ссылка на карточку, если её умеет добавлять выбранный сервис.

Например:

Здравствуйте! Нужны болты М10×60 DIN 933, арт. 1019, 4 упаковки по 50 шт. Подтвердите, пожалуйста, наличие и срок доставки в Екатеринбург.

Для заявки из нескольких позиций полезны:

• номер заявки;
• список товаров с артикулами;
• количество и единицы продажи;
• итоговая сумма, если цены фиксированы;
• имя и контакт покупателя;
• комментарий об оплате, доставке или сроке.

Не просите покупателя сразу присылать лишние персональные данные. Для первого ответа обычно достаточно имени и удобного контакта. Адрес доставки и реквизиты можно запросить после подтверждения состава заказа по защищённому рабочему процессу.

Как отвечать на заявку: короткий регламент

Каталог помогает собрать исходные данные, но сделку всё равно ведёт менеджер. Чтобы обращения не терялись, закрепите последовательность ответа.

1. Подтвердите, что заявка получена

Анна, добрый день! Получил заявку №A7KP на четыре позиции. Проверяю наличие и условия доставки, вернусь с ответом сегодня до 16:00.

Не обещайте конкретный срок, если сотрудник не сможет его выдержать. Лучше назвать реалистичное время следующего сообщения.

2. Сверьте спорные условия

Проверьте фасовку, минимальную партию, срок поставки, способ оплаты и город доставки. Если цена зависит от объёма, сначала подтвердите количество.

3. Зафиксируйте итог

Все четыре позиции есть в наличии. Товары стоят 12 480 ₽, доставка до терминала стоит 900 ₽. Можем отгрузить завтра после оплаты. Подготовить счёт?

Так покупатель видит итоговые условия в одном сообщении и может принять решение без повторного чтения всей переписки.

Как проверить путь до первой реальной заявки

Попросите коллегу пройти путь покупателя с телефона. Не объясняйте ему, куда нажимать: тест должен показать, понятен ли каталог сам по себе.

Что проверить	Ожидаемый результат
Поиск	Товар находится по названию и артикулу
Карточка	Видны цена, единица продажи, фасовка и наличие
Кнопка Telegram	Открывается правильный чат и готовый текст
Отправка	Сообщение появляется у нужного сотрудника только после нажатия «Отправить»
Общая заявка	В ней сохраняются все выбранные позиции и количества
Уведомление	Продавец получает номер и состав заявки по настроенному каналу
Ответ	Ответственный сотрудник понимает, что подтвердить покупателю

Повторите тест на компьютере, а также в браузере без установленного приложения Telegram. Пользователь должен получить понятный вариант перехода в веб-версию или возможность выбрать другой канал связи.

Если у компании несколько менеджеров, проверьте персональные ссылки отдельно. Покупатель конкретного менеджера должен попадать к нему. Обычная ссылка на каталог должна вести на общий контакт компании.

Когда каталога с Telegram достаточно

Этот способ подходит, если:

• наличие или срок поставки нужно подтвердить вручную;
• цена зависит от количества или условий клиента;
• менеджер согласует оплату и доставку в переписке;
• покупатели привыкли общаться в мессенджере;
• важно быстро показать большой ассортимент без разработки сложного магазина.

Полноценный интернет-магазин понадобится, если покупатель должен без участия менеджера выбрать доставку, применить промокод, оплатить заказ, получить чек и отслеживать статус. Сравнить оба формата поможет статья «Сайт-каталог или интернет-магазин: как выбрать и не переплатить за лишние функции».

Как настроить этот сценарий в Price ON

В Price ON можно загрузить Excel-прайс, получить сайт-каталог и указать рабочие контакты Telegram, WhatsApp или MAX. Для одного товара покупатель открывает подготовленное сообщение в мессенджере. Для нескольких товаров он собирает общую заявку, оставляет контакт и отправляет её через каталог.

До запуска проверьте всё на тестовом товаре и на собственном контакте. Менеджер по-прежнему подтверждает наличие, оплату и доставку.

Посмотреть карточки и собрать тестовую заявку можно в демо-каталоге Price ON. Если сценарий подходит, создайте каталог из своего прайса и отправьте первую ссылку клиенту.