Клиент просит коммерческое предложение. Менеджер отправляет письмо, презентацию компании и прайс на несколько сотен строк. В письме написано про «индивидуальный подход», а нужную позицию, цену за упаковку и срок отгрузки покупатель должен найти сам.
В результате клиент возвращается с вопросами: товар точно есть, цена указана за штуку или коробку, НДС включён, когда можно забрать заказ? Переписка растягивается, а предложения нескольких поставщиков уже лежат рядом в почте.
Хорошее коммерческое предложение помогает быстро ответить на четыре вопроса: что вы поставите, сколько это стоит, на каких условиях отгрузите и что нужно сделать дальше. Для этого не нужна длинная презентация. Нужны конкретные товары, понятные условия и один следующий шаг.
Скачать шаблон коммерческого предложения в Word.
Скачать спецификацию с автоматическим расчётом сумм в Excel.
Оба файла можно использовать независимо от Price ON. Данные и цены в заполненном примере вымышлены: замените их сведениями своей компании.
Что должно получиться после заполнения
Покупатель открывает документ и видит:
- что предложение подготовлено под его запрос;
- какие товары подходят и по каким артикулам их заказывать;
- за какую единицу указана цена;
- есть ли минимальная партия;
- включён ли НДС;
- когда возможна отгрузка;
- до какой даты действуют цены;
- кому написать для подтверждения заказа.
Такой документ не продаёт за менеджера. Он убирает вопросы, которые мешают покупателю сравнить условия и принять решение.
Начните с запроса клиента, а не с рассказа о компании
Первые строки часто тратят на общие слова:
Компания «СеверКомплект» много лет успешно работает на рынке и предлагает взаимовыгодное сотрудничество. Мы гарантируем высокое качество, индивидуальный подход и широкий ассортимент.
Из этого текста покупатель не понимает, ответили ли ему на запрос.
Начните с его задачи:
Иван, добрый день. Вы запросили фитинги и технический шланг для комплектации трёх объектов. Подобрали пять подходящих позиций. Две готовы к отгрузке со склада, остальные привезём в течение пяти рабочих дней. Цены и упаковка указаны ниже.
Получатель сразу узнаёт свой запрос. Историю компании, сертификаты и производственные возможности добавляйте только тогда, когда они помогают оценить конкретную поставку.
Из каких блоков собрать коммерческое предложение
1. Получатель и срок действия
Укажите компанию, имя человека, дату подготовки и срок действия предложения. Если цены или наличие меняются часто, покупатель должен понимать, когда их нужно подтвердить повторно.
Не ставьте произвольный срок только для создания срочности. Он должен соответствовать вашим закупочным ценам, запасам и правилам согласования.
2. Короткое описание задачи
Одним абзацем напомните:
- что запросил клиент;
- какое решение вы предлагаете;
- какие ограничения уже известны;
- где посмотреть полный ассортимент, если выбранные позиции не подойдут.
Для входящего запроса достаточно двух-трёх предложений. Для первого холодного контакта понадобится объяснить, почему вы обратились именно к этой компании, но не нужно превращать начало в биографию поставщика.
3. Несколько подходящих товаров
Не вставляйте в коммерческое предложение весь прайс. Оставьте позиции, которые отвечают задаче клиента.
Для каждой позиции укажите:
| Что указать |
Зачем это покупателю |
| Название и артикул |
Однозначно определить товар в переписке и заказе |
| Единица продажи |
Понять, за что указана цена: штуку, метр, упаковку или комплект |
| Упаковка и минимальная партия |
Рассчитать реальное количество и сумму заказа |
| Цена и НДС |
Сравнить предложения на одинаковых условиях |
| Срок отгрузки |
Понять, подходит ли поставка по времени |
| Ссылка на товар |
Проверить характеристики и передать позицию коллеге |
Если у клиента длинный список, приложите отдельную спецификацию. В документе оставьте несколько основных позиций и итоговые условия.
Как заполнить спецификацию
В готовой таблице Excel есть три листа:
- «Спецификация»: пустой рабочий лист на 20 позиций.
- «Пример заполнения»: пять вымышленных товаров с формулами.
- «Инструкция»: порядок заполнения и проверочный список.
Жёлтые ячейки заполняет продавец. Серые столбцы рассчитывают сумму без НДС, НДС и итог. Ставка выбирается из списка: без НДС, 10% или 20%.
Перед отправкой проверьте расчёты с бухгалтером. Таблица показывает механику и не определяет, какую налоговую ставку применять к вашему товару.
Одна строка для одного товарного варианта
Не объединяйте в одной строке разные размеры, цвета или фасовки:
| Плохо |
Понятно |
| Хомуты 8–12, 10–16 и 12–20 мм, от 25 ₽ |
CL-08, хомут 8–12 мм, упаковка 50 шт., 1 350 ₽ |
| Шланг 20/25/32 мм, бухты разные |
SH-25, шланг 25 мм, бухта 20 м, 2 990 ₽ |
Покупатель должен суметь назвать артикул и количество без дополнительной расшифровки.
Расшифруйте цену
Фраза «цена от 500 ₽» бесполезна без условий. Напишите:
- 500 ₽ за штуку при заказе от 20 штук;
- 4 800 ₽ за коробку из 10 штук;
- цена включает НДС 20%;
- доставка рассчитывается отдельно;
- предложение действует до конкретной даты.
Если стоимость зависит от объёма, покажите две-три понятные ступени или предложите расчёт после получения количества. Не размещайте таблицу из десятка скидок, если клиенту нужна одна партия.
Два примера коммерческого предложения
Все компании, товары и цены ниже вымышлены.
Пример 1. Поставщик комплектующих отвечает на запрос
Иван, добрый день. Вы запросили фитинги и технические шланги для комплектации трёх объектов. Подобрали пять позиций. Фитинги FT-20 и шланг SH-25 есть на складе, остальные позиции отгрузим в течение пяти рабочих дней.
Стоимость выбранной партии с НДС составляет 75 048 ₽. Спецификацию с артикулами, упаковкой и сроками приложили к письму. Полный раздел инженерных комплектующих: [ссылка на каталог].
Если условия подходят, пришлите артикулы и итоговое количество. Подтвердим остатки и подготовим счёт.
Почему пример работает: получатель видит связь со своим запросом, сумму, срок и понятное действие.
Пример 2. Производитель упаковки предлагает товар магазину
Ольга, добрый день. Увидели, что ваша сеть расширяет отдел готовой еды. Производим крафтовые пакеты и коробки для выдачи заказов. Для первого теста можем отгрузить по одной транспортной коробке трёх ходовых размеров.
В предложении указали цену за упаковку, количество изделий внутри и срок производства. Образцы передадим в ваш офис по согласованию. Все размеры и фотографии: [ссылка на категорию].
Если формат подходит, напишите примерный расход упаковки в неделю. Рассчитаем партию и график поставки.
Здесь нет обещания «увеличить продажи». Производитель предлагает небольшой проверяемый шаг и просит данные для расчёта.
Какие условия нужно назвать
Даже выгодная цена не помогает, если покупатель не понимает правила поставки. Добавьте:
- минимальную сумму или количество;
- порядок оплаты;
- срок комплектации и отгрузки;
- место передачи товара;
- порядок и стоимость доставки;
- НДС;
- срок действия цен;
- порядок подтверждения наличия;
- гарантию, сертификаты или сопроводительные документы, если они важны для товара.
Не копируйте этот список механически. Оставьте условия, которые влияют на решение конкретного покупателя.
Как показать большой ассортимент и не приложить ещё один тяжёлый прайс
Коммерческое предложение отвечает на конкретный запрос. Каталог помогает посмотреть соседние варианты и вернуться к ассортименту позже.
Рабочая связка выглядит так:
- В письме вы коротко описываете задачу и предлагаете следующий шаг.
- В коммерческом предложении показываете несколько подходящих позиций и условия.
- В спецификации даёте расчёт выбранной партии.
- По ссылке покупатель открывает полный актуальный каталог, характеристики и фотографии.
Ссылка полезнее общего файла, когда ассортимент часто меняется. Вы обновляете каталог, а клиент продолжает открывать тот же адрес. При этом важные условия конкретной сделки всё равно фиксируются в письме, спецификации или договоре.
Если пока работаете только с файлами, используйте шаблон прайс-листа Excel. Если хотите отправлять ассортимент одной ссылкой, пригодится инструкция как создать каталог из Excel.
Сообщение для отправки коммерческого предложения
Не оставляйте два вложения без пояснения.
Для email
Иван, добрый день. Подготовил предложение по фитингам и шлангам из вашего запроса. В Word указаны краткие условия, в Excel приведён расчёт по артикулам. Цены действуют до 30 сентября, наличие подтвердим перед счётом. Полный ассортимент: [ссылка]. Если всё подходит, ответьте с количеством по выбранным артикулам.
Для мессенджера
Иван, добрый день. Отправляю расчёт по вашему запросу. В таблице указал упаковку, НДС и срок отгрузки. Здесь можно открыть характеристики товаров: [ссылка]. Посмотрите, пожалуйста, подходят ли позиции и количество.
Если клиент не ответил, не пересылайте тот же файл каждый день. Проверьте, дошло ли письмо, и дайте человеку конкретный повод продолжить разговор. Для этого есть отдельная инструкция: что написать, если клиент спросил цену и пропал.
Ошибки, из-за которых клиент снова задаёт все вопросы
- один и тот же текст отправляют всем компаниям;
- в начале стоит длинный рассказ о поставщике;
- в документ вставлен весь прайс без отбора;
- цена указана без единицы продажи и упаковки;
- неясно, включён ли НДС;
- нет срока отгрузки и срока действия предложения;
- фотографии и характеристики лежат в отдельных файлах без артикулов;
- клиенту предлагают сразу позвонить, написать, оставить заявку, заполнить форму и скачать презентацию;
- в файле остались закупочные цены, маржа или внутренние комментарии.
Перед отправкой откройте документ и ссылки на телефоне. Покупатель может читать предложение между встречами, а не за большим монитором.
Может ли коммерческое предложение считаться офертой
Название документа не определяет его юридический статус само по себе.
Статья 435 ГК РФ связывает оферту с достаточно определённым предложением, которое выражает намерение заключить договор и содержит существенные условия. Статья 437 ГК РФ отдельно описывает приглашение делать оферты и публичную оферту.
Для купли-продажи условие о товаре считается согласованным, когда можно определить наименование и количество. Это закреплено в пункте 3 статьи 455 ГК РФ.
Поэтому не полагайтесь только на подпись «не является публичной офертой». Согласуйте с юристом содержание документа, порядок подтверждения заказа и момент заключения договора. Шаблоны из статьи помогают собрать сведения для покупателя, но не заменяют договор и юридическую проверку конкретной сделки.
Как использовать Price ON в этой схеме
Если у вас десятки или сотни товаров, не переносите весь ассортимент в каждое предложение. Загрузите таблицу в Price ON и отправляйте ссылку на нужный товар, категорию или полный каталог.
Коммерческое предложение останется персональным: в нём будут условия для конкретного клиента. Каталог решит другую задачу и покажет актуальные товары, цены, артикулы, характеристики и фотографии по одной ссылке.
Покупатель выбирает позиции и обращается к продавцу. Наличие, итоговую стоимость, доставку и оплату вы подтверждаете в обычном порядке.
Создать каталог из своего Excel в Price ON.
